ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS DA SUA EMPRESA

 

 

 As empresas perceberam que o não controle e a falta de registro do que fazem e como fazem, inviabiliza saber o que ocorre em seus processos internos, trazendo como conseqüência, resultados desastrosos e às vezes irreversíveis.


Com a Internet, as pessoas começaram a perceber o valor da informação e a se darem conta de que precisariam se organizar para poder continuar utilizando esse precioso bem, obrigando as empresas a buscarem alternativas mais inteligentes do que o mero ato de arquivar seus documentos.

Mas esses mesmos documentos e arquivos ainda estão presentes em qualquer tipo de empresa ou organismo do governo. Portanto, a importância ou não a eles atribuída depende da necessidade da informação e para tanto, essas informações precisam ser tratadas e organizadas segundo critérios muitas vezes generalizados dentro do âmbito da arquivologia e documentação, ou criados pela própria empresa ou instituição, baseando-se em sua atividade fim ou necessidades específicas de processos de trabalho.
 

                                                              
   Vantagens:

• Organização física ou eletrônica adequada;
• Sistema de identificação visual;
• Padronização dos métodos de arquivamento;
• Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;
• Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;
• Eliminação das dificuldades para localização e manutenção dos arquivos;
• Atendimento às normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos;
• Redução das horas gastas no planejamento e execução para melhoria ao acesso, disseminação e recuperação de documentos e informações;
• Redução de despesas com multas ficais, trabalhistas ou judiciais por não cumprir os prazos de apresentação da documentação exigida;
• Ambiente de trabalho organizado e limpo.
A documentação de uma empresa só não é mais valiosa que seu patrimônio humano, por isso, deve ser guardado com todos os cuidados necessários a prevenção de perdas.

(Fonte: http://www.administradores.com.br/artigos/administracao-e-negocios/a-importancia-da-organizacao-dos-arquivos-da-empresa/34229/)
Não deixe para depois, comece a organizar calmamente os seus arquivos, quando você menos esperar já estará tudo em ordem e você ficará tranquilo para prosseguir com o seu trabalho. Organize por cor, por assunto ou por data.
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